Cómo organizar un evento de diversión

Posted by | enero 12, 2017 | Sin categoría | No Comments

Hoy en día las redes sociales han sido testigo de la cantidad de videos que se comparten e incluso se hacen virales por el contenido gracioso que contienen. Novias entrando a la iglesia con la música incorrecta, el trompetista desafinado, el fotógrafo cayendo al agua intentando captar el mejor momento, pero incluso de graciosos pueden pasar a peligrosos y es que, a la hora de contratar una empresa para el evento se deberían tener muchos factores en cuenta. Se corren riesgos contratando a empresas inexpertas donde la prioridad no es la seguridad ni física ni psicológica de los clientes sino únicamente el factor monetario.

El cumplimiento es al igual que los dos puntos anteriores de mucha importancia, ya que sin esto no se logrará un evento exitoso. Cumplimiento por ambas partes: contratado y contratante, así no habrá problemas de tiempo ni legales y todo se podrá llevar a un feliz término.

Las cosas que no debes hacer al momento de organizar un evento parecieran a simple vista muy obvias, pero no lo son.

Vender un servicio que no se sabe prestar. Se evitarían muchos malos ratos y muchos accidentes si esto se cumpliera a cabalidad. En los eventos de diversión, ocio y entretenimiento hay muchas cosas en riesgo si no se saben hacer profesionalmente, además teniendo en cuenta que muchos de estos eventos están involucrados niños, el factor seguridad debe ser perfecto y estar diez pasos adelante de las eventualidades, anticiparse a los hechos.

No improvisar. El éxito del evento está en la planificación como ya lo hemos mencionado. Al dejar cosas a la deriva creyendo que con el transcurso del evento se pueden ir solucionando se está cometiendo un gran error, pues hay muchas cosas que se pueden salir de las manos y terminar muy mal.

Y ahora, ¿Cómo lo hace espectáculos Tomás?

Siempre empezamos hablando con el cliente. Muchas veces ellos tienen las ideas y nosotros las pulimos. Seguido de saber cuál es la intensión de su evento y con qué presupuesto cuenta y de ahí asesoramos según nuestra experiencia.

Después de definir estos puntos entramos a hablar de la locación, dónde se va a realizar el evento, si es exterior o interior, qué posibles fechas y de acuerdo a esto trabajamos siempre con las condiciones meteorológicas, este es un factor tan importante como los anteriores. Un evento puede verse totalmente afectado si con antelación no revisamos las condiciones climáticas.

En Espectáculos Tomás trabajamos en variedad de eventos, como fiestas de pueblos y ciudades, bodas, empresas, congresos, festivales, despedidas etc, es de suma importancia saber cuántas personas se van a atender y de qué edades para entonces saber qué atracciones son las adecuadas y cuánto personal (monitores) iremos a necesitar.

Una vez se ha planificado todo al detalle y perfección y teniendo las partes satisfechas hacemos un contrato que incluye los datos específicos de dónde, cuándo y cómo.

Para el día del evento se debe tener el material impecable, limpio y en excelentes condiciones y con su funcionamiento adecuado. Siempre intentamos llegar una o dos horas antes como mínimo al lugar del evento, pues ya que no podemos planificar los imprevistos (por ejemplo, un atasco) sí que podemos con el tiempo adecuado estar preparados para ellos.

Durante el evento hacemos énfasis en el orden. Los monitores deben estar en su lugar de trabajo cumpliendo con su rol y atentos a que la atracción funcione correctamente y las personas le estén dando el uso adecuado. Somos amigos de las filas! Así que, nos gusta que cada atracción tenga su fila en orden y estar atentos a no superar la capacidad por atracción, esto nos brinda seguridad a todos.

También nos gusta estar en comunicación con los clientes durante el evento, así podremos saber cómo se está desarrollando según su perspectiva y al finalizar el evento nos gusta preguntar al que contrató el servicio por feedback, pues de sus comentarios o posibles críticas podemos mejorar en futuros eventos, es la única forma de aprender.